Kiến thức tài chính cơ bản cho các nhà quản lý phi tài chính

Không chỉ các chuyên viên kế toán mới phải đương đầu với các bảng tính, con số, và số liệu tài chính của doanh nghiệp. Một giám đốc chuyên môn hay Trưởng bộ phận cũng sẽ phải phân tích bảng tính vào một lúc nào đó, hay đôi khi phải thực hiện việc ghi nhận tài chính trong trong một phần bản mô tả công việc của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn còn cảm thấy bối rối khi đọc Bảng cân đối kế toán hay thường bị nhầm lẫn khi đọc Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thì hãy đọc bài viết này. Bài viết này đưa ra những kiến thức cơ bản về tài chính giành cho nhà quản lý phi tài chính, để giúp bạn làm quen với các thuật ngữ và ý nghĩa của những thuật ngữ đó.

Quản trị tài chính là một khía cạnh quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào. Tối đa hóa lợi nhuận, hay tối đa hóa tài sản cổ đông, là hai mối quan tâm thực sự đối với bất cứ tổ chức nào – và chúng phụ thuộc vào những quyết định vững chắc về tài chính. Để đưa ra những quyết định tốt, nhà quản lý cần có những thông tin tốt. Và những thông tin đó đến từ hệ thống kế toán.

Báo cáo tài chính được lập từ hệ thống kế toán. Những báo cáo này có chứa những thông tin quan trọng về kết quả hoạt động của tổ chức. Thông tin này rất quan trọng để quản lý hiệu quả, và kiểm soát tài chính. Là một nhà quản lý, hay bất kỳ người nào có trách nhiệm về tài chính, bạn cần phải hiểu được những thông tin này.

Báo cáo tài chính có những thông tin quan trọng về kết quả hoạt động và vị thế tài chính của tổ chức. Mối quan hệ giữa các mục dữ liệu tài chính nhất định có thể được sử dụng để xác định các khu vực mà tổ chức phát triển vượt trội và quan trọng hơn là để xác định những lĩnh vực có cơ hội cải tiến. Sử dụng, hiểu, và giải thích các báo cáo tài chính sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn.

Kiến thức cho các nhà quản lý phi tài chính

Những Báo cáo tài chính cơ bản

Doanh nghiệp ghi nhận kết quả kinh doanh của mình theo những mẫu chuẩn mực được gọi là các Báo cáo Tài chính. Có những Báo cáo Tài chính phổ biến như sau:

• Bảng cân đối Kế toán .
• Báo cáo thu nhập (hay Báo cáo Lãi lỗ hay Báo cáo kết quả hoạt động).
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Mặc dù các báo cáo tài chính này xem xét những khía cạnh khác nhau trong công ty, nhưng chúng đều có quan hệ với nhau và phụ thuộc vào nhau, vì thông tin của báo cáo này là cần thiết để chuẩn bị cho những báo cáo khác. Chìa khóa để hiểu được các tài khoản là phải nắm bắt tốt về những điều cơ bản có trong các báo cáo: chúng được lập như thế nào, chúng cho ban biết cái gì, và chúng không cho bạn biết những gì.

Quy trình ghi sổ

Quy trình ghi sổ trong quản lý

Mỗi khi tổ chức của bạn thực hiện một giao dịch kinh doanh, tình trạng của các tài khoản sẽ thay đổi. Ví dụ tại một công ty bán lẻ, khi bán hàng được thực hiện, tài khoản tiền mặt tăng, và tài khoản hàng lưu kho giảm. Quy trình ghi sổ sẽ theo dõi những thay đổi này trong những sổ cái và sổ nhật ký khác nhau. Sau đó, các báo cáo tài chính được lập bằng cách sử dụng những thông tin này.

Kế toán dựa trên phương trình kế toán cơ bản sau đây:

Tổng Tài sản = Tổng nợ + Vốn chủ sở hữu

Phương trình này có nghĩa là khoản chênh lệch giữa những gì mà doanh nghiệp sở hữu và những gì doanh nghiệp còn nợ chính là vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Giữ cho phương trình này cân bằng có nghĩa là, với mỗi giao dịch, ít nhất là hai tài khoản – và số dư của hai tài khoản này – sẽ thay đổi. Kế toán là quá trình theo dõi những thay đổi, và ghi nhận rồi sau đó báo cáo những thay đổi đó.

Ví dụ về Giao dịch: 02/08/2008, Công ty của Tom mua một máy tính trị giá $1.500 và đặt cọc một khoản tiền mặt là $500, số tiền còn lại theo chương trình tín dụng. Có ba tài khoản bị ảnh hưởng:

• Tài khoản tài sản “Thiết bị”
• Tài khoản tài sản “Tiền mặt
• Tài khoản công nợ “Các khoản phải trả.”

Các tài khoản cụ thể này có thể được tìm thấy trong Danh mục Tài khoản. Tên gọi các tài khoản như Máy móc -thiết bị, Tiền mặt, và Các khoản Phải trả không phải là ngẫu nhiên, đây là những tài khoản cụ thể được xác định là có liên quan đến công ty trước khi nó bắt đầu hoạt động như một doanh nghiệp.

Danh mục tài khoản là một danh sách tất cả các tài khoản được sử dụng trong một công ty để ghi nhận các giao dịch tài chính. Các tài khoản được nhóm lại theo loại, rồi đươc đánh số bằng cách sử dụng các quy ước sau đây:

• Tài sản 101-199.
• Công nợ 200-299.
• Vốn chủ sở hữu 300-399.
• Doanh thu 400-499.
• Chi phí 500-599 (một số hệ thống sử dụng các tài khoản 600s).

Để theo dõi các giao dịch có hiệu quả, cần sử dụng Sổ chi tiết. Sổ chi tiết ghi nhận những gì đã xảy ra, các tài khoản bị tác động, và lượng tiền thay đổi.

Khi bạn đã xác định được các tài khoản có liên quan, tiếp theo bạn cần áp dụng các quy tắc mà những chuyên viên kế toán thường gọi là “phân tích giao dịch.” Phân tích này liên quan đến những điều sau đây:

• Tài khoản Tài sản và Tài khoản Chi phí tăng ghi nợ, và giảm ghi có.
• Tài khoản Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, và Doanh thu tăng ghi có, giảm ghi nợ.

Ví dụ:

Ghi nhận các giao dịch của doanh nghiệp theo thứ tự thời gian của là rất hữu ích, bạn sẽ cần phải quay lại và xem xét một giao dịch cụ thể vào một ngày nào đó. Tuy nhiên, có một vấn đề đối với việc giữ thông tin ở định dạng này đó là không có cách nào để xác định số dư thực tế của mỗi tài khoản là bao nhiêu sau mỗi giao dịch. Ví dụ, bạn có thể muốn biết bạn có thực sự bao nhiêu tiền trên tài khoản tiền mặt, và trong tài khoản ngân hàng tại bất kỳ thời điểm nào. Để theo dõi số dư tài khoản, kế toán viên phải sử dụng Sổ cái.

Sổ cái bao gồm các tài khoản sổ cái ứng với mỗi tài khoản được thiết lập trong Danh mục tài khoản. Ghi nợ và ghi có đối với mỗi tài khoản được chuyển từ Sổ nhật ký sang Sổ cái, và phải được giữ cân bằng. Ghi nhận vào Sổ cái là quá trình chuyển số tiền từ Sổ nhật ký vào Tài khoản cụ thể trên Sổ cái. Vì tài khoản được nhập từ Sổ nhật ký sang Sổ cái, nên Sổ cái thường được gọi là Sổ chi tiết cuối cùng.

Đây là ví dụ:

Lưu ý Số dư tài khoản từ tháng trước trong các tài khoản Tiền mặt và Tài khoản Nợ Ngân hàng. Cột “Số dư” được dùng để giữ tổng số dư tài khoản hoạt động.

Quy trình vào sổ nhật ký và vào sổ cái là hai bước đầu tiên trong toàn bộ chu kỳ kế toán. Từ đó, các báo cáo tài chính được lập.

Như đã đề cập trước đó, các báo cáo tài chính có liên quan đến nhau. Để hiểu rõ hơn mối quan hệ giữa các báo cáo này, chúng ta cùng xem xét các báo cáo của Công ty của Tom khi các báo cáo thay đổi từ đầu kỳ đến cuối kỳ.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán cho biết tình hình tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm, nó cho thấy những gì doanh nghiệp đang sở hữu và đang nợ. Sổ nhật ký theo dõi số dư tài khoản hằng ngày. Vào cuối kỳ kế toán, Bảng cân đối kế toán được lập.

Bảng cân đối kế toán có ba phần:

• Tài sản – những gì công ty sở hữu.
• Công nợ – trách nhiệm trả nợ hoặc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau đó.
• Vốn chủ sở hữu – tài sản thuần (tổng tài sản – công nợ) thuộc về chủ doanh nghiệp.

Bảng cân đối kế toán có tên như vậy bởi vì tổng tài sản phải bằng tổng nợ và vốn chủ sở hữu. Những gì công ty sở hữu bằng với những gì công ty nợ các chủ nợ và chủ sở hữu của mình.

Vào ngày 31 tháng 7, Công ty của Tom có số dư Tài sản là $19.500, số dư công nợ là $6000, và Vốn chủ sở hữu là $13.500.

Nhân viên kế toán của Tom ghi nhận tất cả các giao dịch diễn ra trong tháng tám, và chuẩn bị Báo cáo thu nhập để tóm tắt các thông tin.

Báo cáo Thu nhập

Báo cáo thu nhập tài chính

Tại những thời điểm cụ thể trong năm, mỗi doanh nghiệp muốn biết xem kết quả hoạt động của mình như thế nào. Liệu mình đang làm ăn có lãi hay đang thua lỗ? So với các doanh nghiệp khác thì như thế nào? Liệu có khả năng có được lợi nhuận trong tương lai hay không? Để trả lời cho những câu hỏi này, chúng ta sử dụng Báo cáo thu nhập.

Báo cáo thu nhập cho biết dòng doanh thu, và dòng chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Doanh thu là dòng tài sản (tức là tiền mặt hoặc các tài khoản phải thu) vào một công ty khi một hàng hóa hay dịch vụ được bán ra. Chi phí là các dòng ra hay sự tiêu thụ tài sản (ví dụ như tiền mặt, hàng tồn kho, nguyên liệu), hay các nghĩa vụ phát sinh (như tài khoản phải trả, thuế phải nộp) trong khi tạo ra doanh thu. Khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí gọi là thu nhập ròng.

Báo cáo thu nhập thể hiện lãi (lỗ) họat động của một doanh nghiệp.

Khoản thu nhập thuần ròng là khoản tăng hoặc giảm vốn chủ sở hữu của một công ty trong một giai đoạn. Tài khoản vốn chủ sở hữu được sử dụng để ghi nhận sự thay đổi từ các hoạt động kinh doanh. Trong doanh nghiệp một chủ, tài khoản này thường được gọi là lợi nhuận để lại. Trong các công ty cổ phần, tài khoản này được gọi là vốn chủ sở hữu.

Khi công ty của Tom tiến hành lập Bảng cân đối kế toán vào ngày 31 tháng 8 năm 2008 thì phải bao gồm khoản thu nhập thuần là $ 2950 làm tăng tài khoản lợi nhuận để lại. Bảng cân đối vào cuối tháng được chuẩn bị như sau:

Nhiều người có xu hướng nghĩ rằng, do công ty của Tom có khoản thu nhập thuần là $2950, nên tài khoản tiền mặt tăng thêm $2950. Như bạn thấy, điều này không đúng: tiền mặt chỉ tăng $550. Lý do là bởi vì thu nhập có thể được hạch toán theo nhiều cách khác ngoài tiền mặt, và các hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh như hoạt động tài chính và đầu tư cũng có thể ảnh hưởng đến tiền mặt. Để có được một bức tranh chính xác về lượng tiền thực tạo ra bởi doanh nghiệp trong kỳ thì bạn phải lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Báo cáo Thay đổi tình hình tài chính).

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo và lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi nhận dòng tiền vào và dòng tiền ra trong một khoảng thời gian, và được chia thành dòng tiền từ các hoạt động kinh doanh, dòng tiền từ hoạt động tài trợ, và dòng tiền từ các hoạt động đầu tư. Để lập Báo cáo lưu chuyển tiền tê, bạn phải chuyển đổi khoản thu nhập thuần từ cơ sở kế toán dồn tích sang cơ sở kế toán tiền mặt. Bạn cần cộng hoặc trừ những thay đổi của các tài khoản không phải tiền mặt đã được cộng dồn trong kỳ.

Ví dụ, bạn cần phải cộng thêm khoản khấu hao vì mặc dù chi phí khấu hao làm giảm thu nhập thuần, nhưng nó không có tính chất tiền mặt. Tương tự như vậy, bạn phải khấu trừ phần giảm các khoản phải trả vì đó là sử dụng tiền mặt chưa được hạch toán trên Báo cáo thu nhập. Bảng dưới đây minh họa những nguồn và việc sử dụng tiền mặt chính:

Bằng cách phân tích sự khác biệt giữa Bảng cân đối kế toán vào đầu kỳ và cuối kỳ, và hạch toán phần thu nhập thuần trong kỳ, bạn có thể lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

Khoản tăng $550 tiền mặt đã được giải thích bằng cách chuyển số tiền cộng dồn thành giá trị tiền mặt thực tế.

Hiểu được mối quan hẹ giữa các báo cáo tài chính là rất quan trọng khi đọc và giải thích chúng. Hiểu được những con số đến từ đâu, và ý nghĩa thực sự của những con số đó là gì là vô cùng quan trọng khi đánh giá kết quả kinh doanh của bạn, hay khi so sánh kết quả kinh doanh với những doanh nghiệp khác.

Đọc và hiểu Báo cáo Tài chính

Đọc và hiểu Báo cáo Tài chính

Báo cáo Thu nhập cho biết:

• Báo cáo thu nhập cho biết các nguồn thu nhập chính và các nguồn thu nhập khác. Ví dụ, khoản phí kiếm được sẽ là nguồn thu chính của một phòng nha khoa. Nếu họ có trái phiếu thì nguồn thu nhập khác sẽ là Lãi kiếm được từ đầu tư trái phiếu.
• Các thuật ngữ được dùng để mô tả doanh thu sẽ cung cấp manh mối về bản chất của tổ chức. Ví dụ, khoản phí kiếm được ngụ ý một công ty dịch vụ, Tiền hoa hồng kiếm được ám chỉ một công ty môi giới, còn Doanh thu bán hàng ý nói một công ty bán lẻ hoặc bán buôn.
• Các mục được liệt kê là chi phí đã đáo hạn, có nghĩa là các mục đó không còn giá trị hữu ích nữa.
• Kết quả của việc cân đối giữa doanh thu và chi phí tạo ra khoản Thu nhập thuần hay Lợi nhuận thuần nếu như Báo cáo đó gọi là Báo cáo Thu nhập. Thuật ngữ “thuần” có nghĩa là các khoản thu và chi phí đã được cân đối, và do đó không có sự báo cáo quá cao hay quá thấp khoản thu nhập (hay lỗ).

Báo cáo Thu nhập không cho biết:

• Báo cáo thu nhập không dự đoán được khoản thu nhập thuần cho bất kỳ kỳ kế toán nào trong tương lai. Vì tương lai là không chắc chắn, nên người đọc Báo cáo Thu nhập không thể dựa vào các kết quả được báo đối với bất kỳ kỳ kế toán duy nhất nào để làm chỉ số cho các kết quả trong tương lai.
• Báo cáo thu nhập cho dù có được chuẩn bị thế nào đi nữa cũng không đưa ra một thước đo chính xác về thu nhập thuần trong kỳ kế toán. Cho dù bạn có cố gắng thế nào đi chăng nữa, cũng không thể có được một sự cân đối chính xác. Ví dụ hãy xem xét khoản chi phí quảng cáo. Nếu nhà quản lý sử dụng $1000 cho quảng cáo trong tháng 12 và đạt mức doanh thu là $5.000 cho tháng 12, điều đó không có nghĩa là việc quảng cáo mang lại khoản doanh thu chính xác là $5.000. Và cũng có thể có khoản doanh thu phát sinh trong tháng 1 lại được quy cho quảng cáo trong tháng 12. Khi đó sẽ rất khó khăn để tính toán, chi phí được hạch toán vào thời gian nó phát sinh.
• Báo cáo thu nhập không báo cáo lợi nhuận thực, mà là khoản chênh lệch giữa tổng số vốn đầu tư với số vốn được ghi nhận được từ bán hàng của công ty. Để tính phần chênh lệch này, bạn phải tính khoản chênh lệch giữa tài sản đầu tư trong suốt vòng đời của doanh nghiệp, và khoản cuối cùng nhận được từ tài sản để lại sau khi thực hiện kinh doanh. Bạn cũng sẽ phải khấu trừ khoản rút vốn cá nhân bất kỳ, vì đây là những khoản thực trả ra khỏi phần “lợi nhuận”.

Thu nhập thuần không có nghĩa là tiền mặt! Luôn ghi nhớ rằng thu nhập thuần là phần doanh thu vượt trội chi phí liên quan trong một kỳ kế toán cụ thể. Tiền mặt không có ý nghĩa khi xác định thu nhập thuần. Thực tế, doanh thu đề cập đến dòng tiền và chi phí đối với dòng tiền, nhưng dòng tiền thường được sử dụng để đầu tư thêm. Ngoài ra, doanh thu và chi phí được ghi nhận tại thời điểm xảy ra, không phải khi tiền mặt được trao tay. Vậy còn trường hợp chi phí khấu hao mà không đại diện cho dòng tiền ra thì sao?

Bảng cân đối Kế toán cho biết: :

• Bảng cân đối cung cấp cho người độc một bản tóm tắt chi tiết về tài sản, cồn nợ, và vốn chủ sở hữu vào một ngày cụ thể.
• Bảng cân đối Kế toán cung cấp cho người đọc những thông tin về tình hình tài chính của công ty liên quan đến khả năng trả nợ ngắn hạn. Bằng cách so sánh tài sản ngắn hạn với nợ ngắn hạn, người đọc có thể đánh giá xem liệu công ty có thể đáp ứng được những nghĩa vụ tài chính ngắn hạn hay không.
• Bảng cân đối Kế toán cung cấp cho người đọc một cái nhìn về tình hình tài chính của công ty để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Phần tài sản cố định cho biết công ty có bao nhiêu nguồn lực cho hoạt động để hỗ trợ cho việc tạo ra doanh thu.
• Cuối cùng, Bảng cân đối Kế toán cho thấy sức mạnh của vốn chủ sở hữu so với tài sản. Tuy nhiên cũng cần nhớ rằng, phần vốn chủ sở hữu này là phần còn lại sau khi trả cho các chủ nợ.

Bảng cân đối Kế toán không cho biết:

• Bảng cân đối Kế toán không báo cáo chi tiết về lợi nhuận có được như thế nào. Các thông tin này đến từ các Báo cáo thu nhập.
• Bảng cân đối Kế toán không thể hiện phần vốn của chủ nợ và chủ sở hữu đối với những tài sản cụ thể. Những phần vốn này thường ngược lại với các tài sản.
• Thuật ngữ “vốn” theo vốn chủ sở hữu không được hiểu là tiền mặt. Đầu tư có thể có nhiều dạng – và tiền mặt là chỉ một trong số đó. Khoản tiền đầu tư ban đầu của chủ sở hữu có thể đã được sử dụng ngay từ đầu để mua tài sản cố định nhằm tạo ra doanh thu. Vốn có nghĩa là khoản đầu tư không phải tiền mặt.

Bảng cân đối không báo cáo giá trị thị trường, giá trị hiện tại, hoặc giá trị của doanh nghiệp. Rất nhiều người tin rằng tổng tài sản thể hiện gói dự trữ tiền mặt trong tương lai. Điều này không đúng vì tài sản cố định được báo cáo theo giá gốc, và mục đích của chúng là để hỗ trợ cho việc tạo doanh thu. Tài sản cố định không phải dành để bán nhằm tăng cường dòng tiền.