Một chuyên gia về tổ chức đã nói: “Muốn phá vỡ một tổ chức, chỉ cần làm rối loạn cơ chế vận hành và các mối quan hệ”
Cơ chế vận hành bao gồm từ chế độ trách nhiệm, phối hợp, cách thức ra quyết định, các nguyên tắc sử dụng nguồn lực đến các mối quan hệ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nếu cơ cấu là “phần cứng” thì cơ chế chính là “phần mềm” của tổ chức, được xác định nhằm đảm bảo bộ máy hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả theo đúng định hướng chiến lược.
Trách nhiệm, quyền hạn, cơ chế phối hợp của ban lãnh đạo và giữa các bộ phận không rõ ràng, chồng chéo. Các nguyên tắc làm việc và ứng xử không được thiết lập. Các quy định về sử dụng tài chính, tài sản và thông tin không được tường minh và có tính hiệu lực. Các chuẩn mực quan hệ với đối tác, khách hàng không được xác lập v..v. Những điều này đều có thể gây thất thoát, rối loạn, xung đột, thậm chí vô hiệu hoá hoạt động của tổ chức.
Bạn cần cải tiến, kiện toàn hơn nữa cơ chế quản lý doanh nghiệp của mình với các yêu cầu như:
- Hoàn thiện cơ chế điều hành của Hội đồng Quản trị, Ban Lãnh đạo Công ty nhằm làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cấp, từng vị trí trong quản lý.
- Phân cấp quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong huy động và sử dụng.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực; Xây dựng quy trình tuyển dụng, đánh giá và đào tạo nhằm sử dụng và phát triển nguồn nhân lực một cách hữu hiệu.
- Thiết lập quy trình quản lý nội bộ; Hợp lý hóa quy trình làm việc, bảo mật thông tin, hệ thống lập kế hoạch và báo cáo v..v.
- Thiết lập những chuẩn mực, nguyên tắc kinh doanh và ứng xử trong và ngoài doanh nghiệp, phù hợp với giá trị văn hoá mà doanh nghiệp theo đuổi.
- Xác định các chế độ, lề lối làm việc, biện pháp khuyến khích, khen thưởng cho từng đối tượng lao động v..v. nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, về mặt pháp luật cung có những quy định như sau:
Thứ nhất, đối với công ty hợp danh
Do tính an toàn pháp lý đối với công chúng cao, mặt khác các thành viên thường có quan hệ mật thiết về nhân thân nên việc quản lý công ty hợp danh chịu rất ít sự ràng buộc của pháp luật. Về cơ bản, các thành viên có quyền tự thỏa thuận về việc quản lý, điều hành công ty. Tuy nhiên, cần lưu ý là quyền quản lý công ty hợp danh chỉ thuộc về các thành viên hợp danh, thành viên góp vốn không có quyền quản lý công ty. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty hợp danh do các thành viên hợp danh thỏa thuận trong điều lệ công ty. Việc tổ chức quản lý công ty hợp danh phải tuân thủ các quy định về một số vấn đề cơ bản sau đây:
Trong công ty hợp danh, hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty bao gồm tất cả các thành viên. Hội đồng thành viên bầu một thành viên hợp danh là chủ tịch đồng thời kiêm giám đốc hoặc tổng giám đốc (nếu điều lệ công ty không có quy định khác).
Việc tiến hành họp hội đồng thành viên do chủ tịch hội đồng thành viên triệu tập hoặc theo yêu cầu của thành viên hợp danh. Trường hợp chủ tịch hội đồng thành viên không triệu tập họp theo yêu cầu của thành viên hợp danh thì thành viên đó có quyền triệu tập họp hội đồng. Cuộc họp của hội đồng thành viên phải được ghi vào sổ biên bản của công ty. Hội đồng thành viên có quyền quyết định tất cả các công việc kinh doanh của công ty. Nếu điều lệ công ty không quy định thì khi quyết định những vấn đề quan trọng phải được ít nhất ¾ tổng số thành viên hợp danh chấp thuận (khoản 3 Điều 135 Luật Doanh nghiệp). Còn khi quyết định những vấn đề khác không quan trọng thì chỉ cần ít nhất 2/3 tổng số thành viên hợp danh chấp thuận. Tỉ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định. Khi tham gia họp thảo, thảo luận về các vấn đề của công ty mỗi thành viên hợp danh có môt phiếu biểu quyết hoặc có số biểu quyết khác quy định tại điều lệ công ty. Quyền tham gia biểu quyết của thành viên góp vốn bị hạn chế hơn (điểm a, khoản 1 Điều 140).
Trong quá trình hoạt động của công ty các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh trong thực hiện công việc kinh doanh hàng ngày của công ti chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó được biết về hạn chế đó. Thành viên hợp danh phân công nhau đảm nhận các chức danh quản lý và kiểm soát công ty; khi một số hoặc tất cả các thành viên cùng thực hiện một số công việc kinh doanh thì quyết định được thông qua theo đa số. Chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc (tổng giám đốc) có nhiệm vụ quản lý và điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty với tư cách là thành viên hợp danh, phân công phối hợp công việc kinh doanh giữa các thành viên hợp danh. Đại diện cho công ti trong quan hệ với cơ quan nhà nước, đại diện cho công ty với tư cách là nguyên đơn hoặc bị đơn trong các vụ kiện, tranh chấp thương mại.
Thứ hai, đối với Công ty cổ phần
Công ty cổ phần là loại công ty thông thường có rất nhiều thành viên và việc tổ chức quản lý rất phức tạp, do đó cần phải có một cơ chế quản lí chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức quản lí công ty cổ phần gồm có: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và giám đốc (tổng giám đốc); đối với công ty cổ phần có trên 11 cổ đông là cá nhân hoặc cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có ban kiểm soát.
a. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Cổ đông có thể trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp đại hội đồng cổ đông.
Là cơ quan tập thể, đại hội đồng cổ đông không làm việc thường xuyên mà chỉ tồn tại trong thời gian họp và ra quyết định trên cơ sở biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến của các cổ đông có quyền biểu quyết bằng văn bản.
Đại hội đồng cổ đông có quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng nhất của công ty cổ phần như: loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán; bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát (nếu có), quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại, giải thể công ty, các quyền, nhiệm vụ cụ thể của đại hội đồng cổ đông được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần và được triệu tập bỏi hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị chủ tọa cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Thủ tục triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, điều kiện, thể thức tiến hành họp và ra quyết định của đại hội đồng cổ đông được thực hiện theo quy định tại các điều từ 97 đến điều 106 Luật doanh nghiệp 2005.
b.Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có không ít hơn 3 thành viên và không quá 11 thành viên. Số lượng thành viên phải thường trú ở Việt Nam do điều lệ công ty quy định. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Các quyền và nhiệm vụ cụ thể của hội đồng quản trị được quy định trong Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty. Đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị bầu chủ tịch hội đồng theo quy định tại điều lệ công ty. Nếu hội đồng quản trị bầu chủ tịch thì hội đồng quản trị bầu 1 người (trong số thành viên hội đồng quản trị) làm chủ tịch. Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc (tổng giám đốc) công ty, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lí, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty.
c. Giám đốc (tổng giám đốc) công ty
Giám đốc (tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Giám đốc (tổng giám đốc) do hội đồng quản trị bổ nhiệm và có thể là thành viên hội đồng quản trị hoặc không phải là thành viên hội đồng quản trị. Giám đốc (tổng giám đốc) là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu điều lệ công ty không quy định chủ tịch hội đồng quản trị của công ty có tư cách này. Các quyền và nhiệm vụ cụ thể của giám đốc (tổng giám đốc) được quy định trong Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
d.Ban kiểm soát
Công ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có ban kiểm soát gồm từ 3 đến 5 thành viên. Các kiểm soát viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú tại Việt Nam. Ban kiểm soát thay mặt các cổ đông kiểm soát các hoạt động của công ty, chủ yếu là các vấn đề tài chính, vì vậy phải có ít nhất một kiểm soát viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu một thành viên làm trưởng ban. Quyền và nhiệm vụ của trưởng ban kiểm soát do điều lệ công ty quyết định. Quyền và nhiệm vụ của ban kiểm soát được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước địa hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Để đảm bảo tính độc lập, vô tư, khách quan trong hoạt động của ban kiểm soát và kiểm soát viên, những người sau đây không được làm thành viên ban kiểm soát:
– Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc); người có liên quan của thành viên hội đồng quản trị, của giám đốc (tổng giám đốc), kế toán trưởng.
– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề vi phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, buôn bán hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và các tội khác theo quy định của pháp luật.
Nhiệm kì của ban kiểm soát, chế độ làm việc và thù lao cho thành viên ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông quyết định hoặc được quy định trong điều lệ công ty.
Như vậy, cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần có sự phân công các chức năng cụ thể cho từng cơ quan khác nhau, giám sát lẫn nhau trong mọi công việc.
Thứ ba, đối với công ty TNHH một thành viên
a. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức
Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm một hoặc một số người đại diện theo ủy quyền với nhiệm kì không quá 5 năm để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật. Chủ sở hữu công ty có quyền thay thế người đại diện theo ủy quyền bất cứ lúc nào.
– Trường hợp có ít nhất 2 người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền thì cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Hội đồng thành viên; giám đốc hoặc tổng giám đốc và kiểm soát viên. Hội đồng thành viên gồm tất cả những người đại diện theo ủy quyền.
– Trường hợp một người được bổ nhiệm là đại diện theo ủy quyền thì cơ cấu tổ chức của công ty gồm: chủ tịch công ty; giám đốc hoặc tổng giám đốc và kiểm soát viên.
Điều lệ công ty sẽ quy định chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty hoặc giám đốc (tổng giám đốc) và kiểm soát viên do Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty quy định (Điều 68 đến Điều 71 Luật Doanh nghiệp).
b. Đối với công ty TNHH một thành viên là cá nhân
Cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân gồm: chủ tịch công ty; giám đốc (tổng giám đốc). Chủ sở hữu công ty đồng thời là chủ tịch công ty. Chủ tịch công ty hoặc giám đốc (tổng giám đốc) là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại điều lệ công ty. Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm giám đốc (tổng giám đốc) do điều lệ công ty quy định và hợp đồng lao mà giám đốc (tổng giám đốc) đã kí với chủ tịch công ty.
c. Một số vấn đề cần lưu ý đối với chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên
– Phải tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty với tài sản của công ty. Đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân còn phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình với các chi tiêu trên cương vị là chủ tịch công ty và giám đốc (tổng giám đốc) công ty.
– Chủ sở hữu công ty chỉ được quyền rút vốn bằng cách chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ số vốn điều lệ cho tổ chức và cá nhân khác.
– Không được rút lợi nhuận khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác.
Thứ tư, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
Việc tổ chức và điều hành công ty trách nhiệm hữu hạn được thực hiện thông qua các cơ quan của nó. Cơ cấu tổ chức quản lí công ty TNHH được pháp luật quy định tùy thuộc vào số lượng thành viên của công ty. Các quy định về tổ chức quản lí công ty nói chung, tổ chức quản lí công ty trách nhiệm hữu hạn nói riêng phần lớn là những quy định mang tính tùy nghi. Trên cơ sở đó công ty lựa chọn và áp dụng. Bên cạnh đó có những quy định bắt buộc để bảo vệ lợi ích của các nhà đầu tư thiểu số, lợi ích của chủ nợ và tăng cường trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp.
Công ty TNHH từ hai thành viên trở lên phải có: Hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc (tổng giám đốc). Khi công ty có trên 11 thành viên thì phải có ban kiểm soát.
a.Hội đồng thành viên
Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty bao gồm tất cả các thành viên công ty. Nếu thành viên là tổ chức thì phải chỉ định đại diện của mình vào hội đồng thành viên. Thành viên có thể trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho thành viên khác dự họp hội đồng thành viên.
Là cơ quan tập thể, hội đồng thành viên không làm việc thường xuyên mà chỉ tồn tại trong thời gian họp và ra quyết định trên cơ sở biếu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến của các thành viên bằng văn bản.
Hội đồng thành viên họp ít nhất mỗi năm một lần và có thể được triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của chủ tịch hội đồng thành viên hoặc của thành viên (hoặc nhóm thành viên) sở hữu trên 25% vốn điều lệ của công ty (hoặc tỉ lệ khác nhỏ hơn do điều lệ công ti quy định). Thủ tục triệu tập họp hội đồng thành viên, điều kiện, thể thức tiến hành họp và ra quyết định của hội đồng thành viên được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 50 đến điều 54 Luật Doanh nghiệp.
Với tư cách là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, hội đồng thành viên có quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng nhất của công ty như: phương hướng phát triển công ty; tăng, giảm vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lí công ty, tổ chức lại, giải thể công ty… Các quyền và nhiệm vụ cụ thể của hội đồng thành viên được quy định trong Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
b. Chủ tịch hội đồng thành viên
Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm chủ tịch, chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm giám đốc (tổng giám đốc) công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên có các quyền và nhiệm vụ được quy định trong luật doanh nghiệp và điều lệ công ty. Chủ tịch hội đồng thành viên có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty nếu điều lệ công ty quy định như vậy. Trong trường hợp này các giấy tờ giao dịch của công ty phải được ghi rõ tư cách đại diện theo pháp luật cho công ty của chủ tịch hội đồng thành viên.
c. Giám đốc (tổng giám đốc)
Giám đốc (tổng giám đốc) là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, do hội đồng thành viên bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc (tổng giám đốc) là người đại diện theo pháp luật của công ty, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định chủ tịch hội đồng thành viên là đại diện theo pháp luật của công ty.
Giám đốc (tổng giám đốc) có các quyền và nghĩa vụ được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.
d. Ban kiểm soát
Về mặt pháp lý, ban kiểm soát là cơ quant hay mặt các thành viên công ty kiểm soát các hoạt động của công ty, pháp luật chỉ bắt buộc công ty TNHH trên 11 thành viên phải có ban kiểm soát. Quyền, nghĩa vụ và chế độ làm việc của ban kiểm soát, trưởng ban kiểm soát do điều lệ công ty quy định.
Trên đây là người viết đã đưa ra những đánh giá một cách khái quát nhất về cơ cấu tổ chức quản trị nội bộ của bốn loại hình doanh nghiệp đặc trưng, còn riêng trường hợp DNTN thì cơ cấu tổ chức của nó hết sức đơn giản bởi chế độ sở hữu của loại hình này không có sự tách bạch giữa chủ sở hữu DNTN và chính DNTN đó. Do vậy, mọi vấn đề liên quan đến DNTN sẽ do giám đốc hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp quyết định.
