Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là
chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn. Mary Parker
Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức
bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn
thành công việc bằng chính mình.Một định nghĩa khác giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi.
Các chức năng quản trị bao gồm:
- Hoạch định: Nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết
định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu và mang lại kết quả cao. - Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu.
- Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối vớicác thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
- Kiểm soát: Các nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng
mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý,bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.Nhà quản trị sử dụng tất cả
những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin cũng
như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồn lực trên, nguồn lực con
người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để quản lý.Yếu tố con người có thể
nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức hay không.
Tuy nhiên, những nguồn lực khác cũng không kém phần quan trọng. Ví dụ như một
nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy,khích
lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương
trình quảng cáo, khuyến mãi.
Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước. Khái niệm này chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ: Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị và Đối tượng quản trị hay phân hệ bị quản trị. Giữa hai phân hệ này bao giờ cũng có mối liên hệ với nhau bằng các dòng thông tin.Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin từ chủ thể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị. Thông tin phản hồi là thông tin được truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị. M thể quản trị truyền đạt thông tin đi mà không nhận được thông tin ngược thì nó sẽ mất đi khả năng quản trị.Việc truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức thường bị lệch lạc hoặc mất mát khi thông tin đi qua nhiều cấp quản trị trung gian hay còn gọi là các “bộ lọc” thông tin. Kết quả là hiệu lực quản trị sẽ kém đi.
Chúng ta có thể thấy ngay từ xa xưa đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức điều khiển và kiểm soát để chúng ta có được những công trình,thành tựu vĩ đại được lưu giữ lại cho đếnngày nay.Vậy ai là người chỉ cho mỗi người phải làm gì?Ai là người cung cấp nguồn lực,tài chính,vật chất và thông tin cũng như nguồn nhân lực cần thiết?… Chỉ nhà quản trị mới có thể trả lời được những câu hỏi này.Công việc của nhà quản trị đòi hỏi sự quyết đoán về những công việc phải được làm,tổ chức nhân sự,nguyên liêu để làm,điều khiển lãnh đạo mọi người và áp đặt sự kiểm soát,kiểm tra một cách chặt chẽ để đảm bảo công việc được thực hiện đúng như quy định.Từ thập niên 1960 đến nay, vai trò quản trị ngày càng có xu hướng xã hội hóa,chú trọng đến chất lượng, không chỉ là chất lượng sản phẩm, mà là chất lượng của cuộc sống mọi người trong thời đại ngày nay. Đây là giai đoạn quản trị chất lượng sinh hoạt (quality-of-life management), nó đề cập đến mọi vấn đề như tiện nghi vật chất, an toàn sinh hoạt, phát triển y tế giáo dục, môi trường, điều phối việc sử dụng nhân sự mà các nhà quản trị kinh doanh lẫn phi kinh doanh hiện nay cần am tường và góp
sức thực hiện.
Những quyết định của nhà quản trị có thể quyết định đến sự thành công hay phá sản của một công ty.Những kết luận về nguyên nhân dẫn đến sự phá sản của các doanh nghiệp có
thể minh chứng cho vai trò có tính chất quyết định của quản trị đối với sự tồn tại và
phát triển của tổ chức.Sự phá sản của các doanh nghiệp thì có thể có nhiều nguyên nhân,nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản trị kém hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả năng.Trong cùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trị tốt hơn,khoa học hơn thì yếu tố đạt được thành công sẽ càng cao.Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn, chi phí sẽ ít hơn.Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, phải luôn tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng hiệu năng. Hoạt động quản trị là cần thiết để đạt được hai mục tiêu trên, chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì chừng đó hoạt động quản trị mới được quan tâm đúng mức. Trong thực tế, hoạt động quản trị chỉ có hiệu quả khi:
- Giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra.
- Giữ nguyên các yếu tố đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiều hơn.
- Giảm được các chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng ở đầu ra.
Mục tiêu của hoạt động quản trị có thể là các mục tiêu kinh tế, giáo dục, y tế hay xã hội, tuỳ thuộc vào tập thể mà trong đó hoạt động quản trị diễn ra, có một cơ sở sản xuất,cơ sở kinh doanh, cơ quan công quyền, một trường học…Về cơ bản, mục tiêu quản trị trong các cơ sở kinh doanh và phi kinh doanh là giống nhau.Các cấp quản lý trong các cơ sở đó đều có cùng một loại mục tiêu nhưng mục đích của họ có thể khác nhau. Mục đích có thể khó xác định và khó hoàn thành hơn với tình huống này so với tình huống khác, nhưng mục tiêu quản trị vẫn như nhau.
Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá
trình nầy là sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn. Hoạt động quản trị là để cùng làm việc với nhau vì mục tiêu chung, và các nhà quản trị làm việc đó trong một khung
cảnh bị chi phối bởi các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài của tổ chức.
